ARRETE : portant le réglement des archives hospitalières.
Article - 1
Le règlement des archives hospitalières fixé par l'arrété du 20 novembre 1944 et les textes subséquents est abrogé et
remplacé par celui dont le texte est ci-annexé.
Article
- 2
Le Directeur Général des archives de France est chargé de l'exécution du présent réglement.
Paris le 11 mars 1988.
Le Ministre d'Etat chargé des affaires culturlles.
pour le Ministre et par délégation :
Le
directeur général des archives de France.
André chamson.
Le Ministre de l'Intérieur.
Pour le Ministre et par délégation:
Le Préfet, directeur adjoint du cabinet,
Le ministre des Affaires Sociales.
Pour le Ministre et par délégation:
le
directeur du cabinet,
Bernard guitton
REGLEMENT DES ARCHIVES HOSPITALIERES
TITRE 1-
Généralités Article 1°
Les archives hospitaliéres connsistent dans l'ensemble des titres concernant les biens, droits et obligations dans l'ensemble
publics hospitaliers émunérés à l'article 1° du décret n° 957 du 3 août 1959, des établissements de soins et des établissem-
ents de curé y compris les registres et papiers émanant de l'administration et des services médicaux et chirugicaux de ces
divers établissements.
Article 2°
Les frais de conservation et de répertoriage des archives doivent figurer parmi les dépenses de fonctionnement, ceux qui résultent de l'aménagement des salles d'archives
parmi les dépenses d'investissement.
Article 3°
Selon le cas, le directeur général, le directeur ou le directeur- économe de l'établissement hospitalier,le directeur ou le médecin directeur de l'établissement de soins, ou le médecin-directeur
de l'établissement de cure,a la garde et la respon-
sabilité des archives administratives et médicales.
Dans tous les établissements ou l'existance d'un service central d'archives a été rendu obligatoire, le président de la commission médicale consultative, ou un médecin délégué par celui-ci,
partage avec le directeur la responsabilité de la
bonne conservation des archives médicales et s'assure que les modalités de leur communications, telles qu'elles sont
prévues dans le réglement intérieur de l'établissement, sont respectées.
Dans les autres établissements, ce rôle est assumé par le médecin directeur ou par le médecin responsable du fonctio-
nnement médical de l'établissement.
La conservation de ces archives est justifiée, tant en raison de la sauvegarde des intéréts de l'établissement et de ceux des personnes hospitalisées que par la valeur, sur le plan de l'histoire
hospitalière et dans divers autres domaines de la
recherche historique, d'un nombre appréciable de document administatife, et aussi par les avantages d'ordre clinique ou
thérapeutique à attendre d'un classement méthodique des archives médicales.
Article 4°
Un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives accompagné d'un recolement sommaire est établi à
chaque changement de directeur général, de directeur économe ou de médecin directeur.
Article
5°
Le directeur des services d'archives, dans le cadre de chaque département, a pour mission d'assurer le respect des
prescriptions réglementaires en matiére de conservation, des archives des divers établissements publiques hospitaliers.
Le rapport rédigé par le directeur des services d'archives est adressé au directeur de l'établissement; une copie en est
envoyée au directeur de la commission administrative ou au président de la commission de surveillance, ainsi qu'au
directeur départemental de l'action sanitaire et sociale.
Article
6°
Le directeur général des archives de France et les inspecteurs généraux des archives sont habilités à inspecter les
archives hospitalières.
Titre II
conservation.
Article 7°
Les archives hospitalières, y compris celles de la commission administrative,et les archives médicales sont conservées au
siège de l'établissement, et les archives médicales sont conservées au siége de l'établissement. La conservation de tout ou en partie de ces archives au domicile personnel d'un administateur,
d'un praticien ou d'un agent quelconque de l'hopital ou
de l'hospice est interdite.
Toutefois, les documents ayant plus de cent ans de date doivent ètre l'objet d'un versement° aux archives départementales
(art.13 du décret du 21 juillet 1936.) s'il s'agit d'un établissement d'Etat (1) ou départemental (2). Pour les établissements
communaux, ils peuvent être déposés° aux archives communales (1) ou départementales avec l'accord de la commission
administrative. Le dépot° est prononcé d'office pae le Préfet lorsque le directeur des services d'archives du département
aura établi par un rapport écrit que la conservation des archives n'est pas convenablement assurée par l'établissement.
En cas de supression d'un établissement appartenant aux catégories définies à l'article 1° ci- dessus, ses archives doivent faire l'objet d'un versement, soit aux archives départementales, soit
aux aechives de l'établissement qui reprend les
attributions de l'établissement suprimé (2).
Article 8°
Un local spécial, fermant à clef et rayonné est affecté aux archives.
Il doit être installé loin de tout voisinage dangereux (dépôt d'essence et autres liquides inflammables, chaufferaie, buanderie)
et autant que possible à proximté des services administratif centraux. Une porte coupe- feu en protégera l'entrée.
Toutes précautions seront prises contre l'incendie; des extincteurs régulièrement révisés seront notament placés à proximité
des portes.
Les magasins d'archives doivent être assez vastes pour recevoir non seulement l'ensemble des archives actuelles de l'éta-
blissement, maie encore les accroissements à venir. Les archives médicales pourrons être installées dans un magasin
spécial placé immédiatement sous la surveillance du médecin ayant, avec le directeur de l'établissement, mais encore les
accroissements à venir. Les archives médicales pourront être installées dans un magasin spécial placé immédiatement sous
la surveillance du médecin ayant, avec le directeur de l'établissement, la responsabilté de ces archives.
Une salle de consultation et les bureaux du personnel chargé de la gestion des archives hospitalières seront placés à proximité des magasins d'archives, mais distincts d'eux.
Les bureaux et locaux de travail doivent bénéficier des meilleures conditions d'éclairage naturel, de chauffage et d'aération.
La construction et l'aménagement de ces locaux seront conçus de façon à assurer aux documents les conditions les plus
favorables de conservation, de salubrité et de sécurité. On n'emploiera que des matériaux inconbustibles, notamment pour
les rayonnages, les charpentes et les cloisons; les installations électriques seront conforme aux normes de sécurité les plus strictes. Le revétement des sols sera de type antipoussiére.
L'éclairement latéral solaire direct sera évité ainsi que l'éclairage
zénithal. La hauteur des travées de rayonnages ne devra pas dépasser 2,30 m, la profondeur des tablettes ne sera pas
inférieure à 0,30 m. D'une façon générale, on respectera les dispositions édictées au chapitre v111° Bibliothèque et archives°
de l'annexe à l'arrêté du Ministre de l'Intérieur approuvant le réglement de sécurité contre les risque d'incendie et de panique
dans les établissements recevant du publique. et en particulier les articles S 48 à S 64.
En cas de reconstruction, agrandissement, transfert ou réaménagement de ces locaux en tout ou partie, un avant-projet sera
communiqué pour avis au directeur des services d'archives du département, qui fera connaitre les modifiquations désirables
conformément aux prescription réglementaires
ARTICLE 9
Les papiers sont enliassés sous papier fort ou groupés dans chaque liasse° en dossiers sous chemise. Les liasses sont ficelées ou sanglées et encor placées dans des cartonages ou des
portefeuilles.
ARTICLE 10
La reliure des registres est entretenue en bon état: les cahiers sont cartonnés individuellement ou par groupes de même
nature. La reliure est recommandable pour les categories de documents formant titre ou susceptibles de continuer des
recueils homogènes.
ARTICLE
11
Les liasses, cartonnages, portefeuilles et registres portent des inscriptions apparentes, indiquant la cole° portée au répert-
oire° ou à l'inventaire° ainsi que l'objet et les dates extrémes des documents compris dans chaque article° . Le rangement
matériel est conforme à l'ordre numérique des cotes autant que les dimensions des articles le permettent.
ARTICLE 12
L'estampillage est obligatoire pour tous les documents destinés à être conservés indéfiniment.
ARTICLE 13
Les établissement hospitaliers doivent assurer leurs archives contre les dangers d'incendie de façon à se procurer une ressource exceptionnelle en vue de la reconstitution des documents
susceptiles d'être restaurés ou retranscrit. Les
documents les plus précieux seront microfilmés par mesure de sécurité. Il est opportun à cet égard de prévoir dans le
budget de fonctionnement un crédit spécialement destiné à la confection de ces copies microfilmées.
TITRE
III
Personnel.
ARTICLE 14
Dans chaque établissement un agent spécialisé est désigné par le directeur pour assurer la garde, le classement et la
communiquation des archives. Il est trés souhaitable que cet agent, chosi pour ses qualités d'ordre et de méthode,
posséde ou acquiére une expériance suffisante des questions administratives hospitalières et des connaissances
médicales élémentaires.
ARTICLE 15
Tout service central d'archives médicales devra comporter, outre un ou plusieurs archivistes spécialement formés pour
remplir cette fonction des secraitaires médicales et des agents de service assurant le rangement des dossiers et leur communiquation.
L'archiviste hospitalier affecté à la gestion d'un service central d'archives médicales doit posséder la théorie et la pratique
de la conservation, du rangement et du triage° des dossiers, des clichés photographiques, de l'établissement des fichiers,
répertoires et index et de leur emploi pour les machines mécanographiques, la théorie et la pratique des staistiques, et celles
de la terminologie médicale anatomique et nosologique.
TITRE IV
Classement, répertoire et inventaire.
ARTICLE
16
Les archives hospitalières sont classées conformément au cadre ° annexé au prèsent règlement; il en est dressé un réper-
toire° numérique général conforme à ce cadre. Le répertoire servira de base aux récolement° prévu à l'article 4. Il sera
soumis à l'pprobation du Préfet (archives départementales).
ARTICLE
17
Le répertoire° des archives est établi en cinq exemplaires: l'un d'eux sera conservé dans les locaux des archives de l'établi-
ssement; un autre sera remis aux archives départementales; le troisiémes sera adressé aux archives national, à Paris; le
quatrième aux archives du département siége de la région; le dernier aux archives de la commune ou, a défaut, à la biblio-
thèque municipale.
Il est souhaitable, dans tous les cas ou les archives hospitalières constituent une source historique d'un grand intérèt, que leur
répertoire fasse l'objet d'une publiquation par les soins de l'étabblissement hospitalier et sous le controle scientifique et tech-
nique du directeur des archives du département.
TITRE
V
ELIMINATIONS.
ARTICLE
18
Le fonctionnaire chargé de la garde des archives a la faculté de procéder à l'élimination° des papiers inutiles dans les limites
fixées par l'instruction annexée au présent règlement. Il effectue les triages° selon les indications données par le directeur des
services d'archives du département, tous documents ne faisant pas l'objet d'une prescription de conservation pourront être
en principe éliminés sous réserve de l'obtantion des visas prévus à l'article 19 ci-dessous.
ARTICLE 19.
Le bordereau des papiers dont la supression est proposée est signé par le directeur de l'établissement et approuvé par le
Préfet. (Archives départementales) sur l'avis du directeur des services d'archives du département.
ARTICLE 20
Les papiers à éliminer ne peuvent être vendu que sous condition de destruction intégrale; cette restriction ne s'applique pas
aux imprimés.
TITRE VI
COMMUNICATION.
ARTICLE
21
Les documents extraits des archives seront communiqués, sans formalité autre que l'estampillage et l'inscription sur le
registre des communiquations obligatoirement tenu, aux services hospitaliers qui pourront en avoir besoin.
Ceux de ces documents qui ont plus de cinquante ans de date seront communiqués sur place, sous surveillance, ou dans la
salle de lecture des archives municipales ou de la bibliothèque municipale, aux personnes effectuant des recherches
historiques.
Il pouront, sur demande motivée, être envoyés en communiquation aux archives nationales ou aux archives des divers dépar-
tements, le transfert étant alors assuré sous le couvert de la préfecture.
LES DOCUMENTS DE MOINS DE CINQUANTE ANS DE DATE NE SONT COMMUNIQUES QUE SUR AUTORISATION
MOTIVEE DU DIRECTEUR DE L'ETABLISSEMENT. LES ARCHIVES MEDICALES NE PEUVENT ÊTRE COMMUNIQUEES
QUE SUR AVIS CONFORME DU MEDECIN RESPONSABLE DES ARCHIVES MEDICALES.
ARTICLE
22
Les pièces qui seraient confiées à des officiers ministériels, à des avocats et à des homme d'affaires à l'occasion conten-
tieuses ne seront remises que contre un reçu accompagné d'un bordereau énumératif et analytique, et pour un temps limité
qui sera mentionné sur le reçu délivré. Il est recommandé, chaque fois que la demande de communiquation vise un docu-
ment formant titre, de ne pas remettre l'original, mais seulement une photocopie de document.
TITRE VII
Expédition et extraits.
ARTICLE 24.
Les documents de plus de cinquante ans de date et ceux de moins de cinquante ans dont la communiquation a été autorisée
par le directeur de l'établissement conformément aux prescriptions de l'article 21, alinéa 4, ci dessus, sont susceptibles de
délivrance d'expédition° authentique au profil de toute personne qualifiée.Ces expéditions revétent, s'il y a lieu, la forme de
simple extrait° visant le seul point sur lequel le requérant est qualifié.
Les expéditions authentiques doivent être demandées par écrit. Elle sont signées par le directeur de l'établissement,° pour
collation et copie conforme.
Les expéditions sont faites sur papier timbré dans tous les cas prévus par la loi du 15 mars 1963, article 34, au tarif légal,
chaque page ne devant contenir, compensation faite d'une feuille à l'autre, plus de vingt-cinq lignes et chaque ligne, compensation faite d'une ligne à l'autre, plus de douze à quinze syllabes.
Les expéditions ne doivent présenter ni observations, ni blancs, ni lacunes, ni intervalles, ni interlignes, ni surcharges, ni
additions dans le corps de l'acte. Elle sont datées en lettre et non en chiffres. Les renvois en marge et les mots rayés nuls
sont approuvés et signés de la même manières que le corps de l'acte.
Les expéditions destinées aux administrations et aux indigents et assistés judiciairement sont délivrées gratuitement.
Les autres expéditions donnent lieu, au profit de l'établissement hospitalier, à la perception d'un droit équivalant à celui qui a été fixé pour les expéditions des piéces conservées dans les
dépôts d'archives de l'Etat, des départements et des communes.
Il esr tenu un registre des expéditions délivrées, indiquant la date de délivrance, le non du bénéficiaire de l'expédition, le
montant du droit perçu et la date du versement effectué.
CADRE DE CLASSEMENT
ET TABLEAU DES DELAIS DE CONSERVATION.
Les archives des établissements hospitaliers, des établissements de soing et des établissements de cur comporte d'une
part les documents émanant des divers hôpitaux et hospices qui ont précédé chacun des établissements actuels antérieurement à la Révolution Française et qui doivent être classés selon le cadre de
classement du 10 juin 1854 toujours
en vigueur, deuxiémement l'ensemble des papiers administatifs élaborés par les services de la direction de chque hôpital et
de son économat depuis 1790, et enfin, les documents émanant des divers services médicaux et chirugicaux de chaque établissement.
Les documents antérieurs à 1790, et qui remontent parfois au xiii° et même au xiii° siècle, sont répartis, en exécution de la
circulaire du 10 juin 1854, en huit séries portant les lettres- A--- à ---H. l'inventaire qui en a été dressé dans la seconde moitié du xix° siécle a fait souvent l'objet d'une publiquation. Il
est soutable que les inventaires restés manuscrits soient édités et que les fonds anciens non encore classés soient traités de façon à les rendre accessibles aux historiens. Il faut éviter
d'amalgamer les fonds des établissements réunis, chacun devant être classé comme un tout isoé.
N.B.--- Les papiers des institutions succurales, ateliers, dépots de mendicité, etc, doivent être classés dans la série G, et les
papiers laissés en déshérence par les hospitalieés trouvent place dans la série H.
Les archives postérieures à 1790 représentent une masse beaucoup plus considérable qu'il convient de traiter de façon moins rudimentaire en raison de l'accroissement des catégories de documents.
Selon le cadre de classement publié en annexe au réglement des archives hospitalières promulgué le 20 novembre 1944,
les 269 catégories de documents étaient réparties dans douze séries désignéés par les lettres J à U.
Ce cadre, élaboré avec le concours des archives départementaux par une commission spéciale créée par la commission
supérieure des archives, a beaucoup vieilli; de profondes réformes ont transformé le fonctionnement des services adminis-tratifs et cliniques hospitaliers, te il convenait détudier à nouveau et
en liason avec les représentants qualifiés des ministères
intéressès, de la fédération hospitalière et du corps des médecins d'hôpitaux. Les problèmes de classement, de conservation
et de communication des documents hospitaliers modernes. Plusieurs directeurs de centres hospitaliers, les archivistes
hospitaliers les plus expérimentés et les directeurs des services d'archives départementales s'étant le plus intéressés à ces
problémes ont été ègalement consultés.
Il était également opportun de considérer à part, érant donné leur caractère particulier, les archives des services cliniques,
leur caractère obligatoirement confidentiel, leur utilisation souhaitable sur les plans clinique, pédagogique et scientifique.
Qu'on envisageât pour eux des régles appropriées de conversation, d'élimination et de consultation. Il convenait de tenir
compte de l'expériance acquise dans ce domaine, notament en Amérique du Nord.
ILest hautement désirable que dans tout établissement important créé un service central spécialisé, doté de moyens de
conservation appropriès et géré par un personnel ayant des connaissances médicales suffisantes et formé à l'appliquation des techniques archivisliques (classement, indexage, communication et
documentation)
Les statistiques ont établi que prés de 10 p 100 des dossiers sont encore consultés quine ans aprés la première hospita-
lisation, aussi est-il prudent de n'opérer de triage que pour les dossiers de plus de ving années de date. Ce même délai de
vingt ans sera appliqué aux documents émanant des laboratoires d'analyses, banque de sang et pharmacies hospitalières.
D'autre part, il conviendra de conserver pendant une période complémentaire de cinquante ans--pour tenir compte de l'allon-
gement de la durée moyenne de la vie humaine-- tous les dossiers des services de pédiaterie, de neurologie et de stomatologie ainsi que ceux des malades atteints d'affections chroniques.
De plus, les dossiers des malades atteints de troubles de nature hériditaire susceptibles d'avoir des répercussions patholo-
giques ou trauumatisantes sur leur descendance, ne devront pas être éliminés
Avant de procéder à l'élimination des dossiers ayant atteint la date de péremption, il y aura lieu de retenir, à titre de spécimen,
un dossier sur 250. Ainsi les dossiers dont les numéros se terminent par des chiffres 100, 600, et 850 seront extraits en vue de leur conservation.
Toute élimination de documents médicaux exige l'accord conjoint du chef médecin-chef et du directeur médicaux de l'établi-
ssement. Un procès- verbal de destruction sera établi pour chaque opération d'élimination.
La communication de documents médicaux est subordonnée au même accord, le cadre de classement des archives hospi-
talières est valable aussi bien pour le dépôt de préarchivage durant la période ou les documents restent conservés dans les services que pour les salles spécialisées d'archives hospitaliéres.
Désignation
_______________________________________________________________________________________________________
Série R
Archives médicales
Nuéro
d'ordre
Délai de
conservation.
204- Registres
d'entrées et sorties des
maladies.
indéfiniment
205- Dossiers médicaux des malades (diagnostiqués,obsrevations, comptes
rendus indéfiniment.
d'examens,clichés radiographiques, électrocardiogrames:)
Dossiers d'affections de nature héréditaire susceptiles d'avoir des répercusions indéfiniment.
pathologiques ou traumatismes.
dossiers de pédiatrie, neurologie de
stomatologies; 70
ans.
autres
dossiers, sous réserve de conservation des dossiers terminés par les 20 ans.
chiffres------- 100, 350, 600, et 850.
206-
Documents du service social ------------------------------------------------------------- 70 ans-
-
Enquétes ------------------------------------------------------------------------------------------ Indéfiniment
207-
Dossiers et livres de Laboratoires ------------------------------------------------------------- 20 ans
208-
DOSSIERS DES TRANSFUSIONS SANGUINES------------------------------------------ 20 ans
209-
Procès-verbaux d'autopsie----------------------------------------------------------------------- 20 ans
Puis
trier
210-
Soins externes----------------------------------------------------------------------------------------- Conserver les
statisques-
Eliminer
le reste
211- Etats des préparations
pharmaceutiques--------------------------------------------------------- 20 ans.
212-
Bon de médicaments, produits chimiques et toxiques------------------------------------------ 10 ans
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
C-----
Cadre de classement simplifié à l'usage des hôpitaux
et hospices de moins de 50 lits.
LES Hôpitaux et hospices de moins de 50 lits, qui ne disposent pas d'un local spécialement aménagé pour la conservation
de leurs archives, sont invités à déposer leurs documents remontant à plus de cinquante ans aux archives départementales
afin de mieux assurer leur sauvegarde.
Série J
Réglementation générale et locale, lois, décréts, réglements et instructions organisation des services médicaux, chirugicaux
et pharmaceutiques et des laboratoires
Série K
1. Organisation générale du personnel; commissions administratives paritaires; comités techniques paritaires.
2. Personnel laic; tableaux d'effectifs, recrutement, avancement, dossiers individuels,livres de paye; indemnités,
horaires, avantages divers, secours exceptionnels: accidents du travail.
Série Q
1 Population malades hospitalisés; registres d'entrées et de sortie;livres du mouvement de la population. Sorties;
livres du mouvement de la population.
2 Registres d'état civil (naissances d' écés).
Série R
1 Archives mèdicales; dossiers médicaux des malades.
2 Documents du service social.
3 Documents des laboratoires.
4 Etats des préparations pharmaceutiques.
Série S
Aumonerie; inventaire du mobilier affecté au culte.
Série T
Bibliothéque administrative médicale et des malades; achat de livres catalogue.
Série U
Archives hospitalières; inventaire, récolements.
Série z
Divers.
_______________________________________________________________________________________________________
LEXIQUE SOMMAIRE
Archives., archivage.-- On désigne par le terme d'archives tous les documents d'administration, ausitôt qu'il ont ce dessé de
servir aux besoins courants des services qui les ont priduits ou reçus le terme d'archives anciennes est traditionnellement
réservé aux documents antérieurs à 1789. Pendant la période qui suit immédiatement leur création ou leur réception. les
documents reste dans les services; ensuite ils sont mis de côté dans des locaux voisins ( préarchivage); enfin ils sont
versés au dépôt des archives ( archivage) . Voir versement.
Article.-- Unité matérielle de classement d'archives ( liasse, registre, carton...) Chaque article reçoit une cote individuelle (voir
ce mot). Un article, selon le cas, se compose d'une ou plusieurs piéces (voir ce mot).
Cadre de Classement.-- Voir classement et cotation.
Classement.- Opération qui consite à ordonner les articles d'archives selon un ordre rationnel déterminé par le réglement,
appelé cadre de classement. C'est une opération à la fois matérielle (rangement des articles sur les rayonnages et intellec-
tuelle, se traduisant par la cotation des articles (voir ce mot).
Copie Conforme.-- voir Expedition.
Cotation, cote.-- La cote est le numéro donné à chaque article d'archives selon son rang dans le classement; elle à chaque article d'archives selon son rang dans le classement;
elle se compose de la lettre de série (fixée par le cadre de classement réglementaire) et du numéro d'ordre de l'article à l'intérieur de la série. Exemple: P 184 = 184° article de la série P
(Comta-
bilité de l'économat). L'opération qui consiste à donner des cotes aux articles est la cotation; elle termine et. matérialise le
classement. La cote est inscrite trés lisiblement, a l'encre grasse, sur chaque article, de façon à permettre son identification
immédiate sur les royonnages.
DEPÔT.-- Ce mot a deux sens bien distincts:
1° Local oû sont conservées les archives;° aller chercher un document au dépôt" on dit aussi magasin;
2° procédure consistant à confier des archives à un établissement qui en assure désormais la garde, sans en avoir la propri-été:° confier les archives anciennes en dépôt aux
archives départementales< on utilise alors le verbe déposer.
DOSSIER.-- Enssemble des papiers et documents (pieces) se rapportant à une affaire donnée.Le dossier n'est pas, en principe, une unité matérielle de classement (voir article);
une liasse peut contenir plusieurs dossiers minces, ou un même
dossier peut au contraire être si volumineux qu'on doit le scinder en plusieurs liasse. Néanmoins, il arrive fréquemment qu'une
liasse corresponde à un dossier,
ELIMINATION.--- Destruction de documents ayant cesse de servir à l'administration et n'ayant pas d'intérét
historique.
EXPEDITIONS.-- Le terme d'expédition est réservé, dans la pratique archivistique, aux copies intégrales de documents certifiés conformes par l'autorité publique et
revétues d'une formule d'authentification° certifié conforme à l'origine ° pour
collation et copie conforme° d'ou le terme d'expédition authentique.
EXTRAIT OU EXTRAIT AUTHENTIQUE.-- Copie partielle de document, établie par l'archiviste et revétue d'une formule
d'authentication garantissant la cnformité à l'original° pour extrait conforme.
FONDS.-- Ensemble des archives provenant d'un srevice ou d'unétablissement donné. En vertu du principe (fondamental) du respect des fonds, on laisse toujours intacts les
différents fonds, sans les mélanger entre eux.I
INVENTAIRE.-- L' inventaire d'archives est une liste détaillée, article par article, du contenu d'un dépôt ou d'une partie de ce
dépôt d'une série, par exemple L'inventaire sommaire et l'inventaire analytique doivent, en principe, comporter l'énumération
de chaque piéce contenue dans les articles (voir pièce). En fait, cette forme d'instrument de recherche est si longue à établir
qu'on la réserve aux archives anciennes. Pour les archives modernes, on se contente du répertoire (voir ce mot).
LIASSE.---. Ensemble de papiers réunis sous chemise de papiers fort ou de carton, à ce titre, reçoit une cote individuelle.
Elle correspond souvent, mais pas forcément à un dossier (voir ce mot).
PIECE.--- ON DESIGNE SOUS LE NOM DE PIECE D'ARCHIVES CHAQUE DOCUMENT INDIVIDUEL ET INDIVISIBLE.
(feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre, etc...)
PREARCHIVAGE.--VOIR ARCHIVAGE.
RANGEMENT MATERIEL.---Les articles des diverses série d'archives sont placés sur les rayonnages dans l'ordre des
cotes. Dans le cas ou, en raison de leurs dimensions, certains articles devraient être rangés à un autre emplacement( plan
grand, registres erc..) il est indispensable qu'une petite plaquette de bois ou de carton fort ( le fantôme°) soit mise à l'empla-
cement qu'il devraient normalement occuper. Ce° fantôme° porte la cote des articles qu'il remplace et l'indication de leur
emplacement réel.
RECOLEMENT.-- Opération qui consiste, à chaque changement, de directeur ou d'archiviste, à dresser une liste sommaire
des articles contenus dans le dépôt d'archives. Cette liste doit indiquer clairement les lacunes (articles en déficit) et l'état
matériel de conservation des articles. La comparaison d'un récolement avec le récolement précédent permet de juger de
l'importance des accroissements du dépôt dans l'intervalle.
SPECIMENS.--- LORSQU'ON 2LIMINE DES ARTICLES QUI ONT ATTEINT L'AGE DE LA DESTRUCTION VOIR
ELIMINATION? ON EN CONSERVE GENERALEMENT QUELQUES EXEMPLAIRES A TITRE DE SPECIMENS.
VERSEMENT.--- OPERATION QUI CONSISTE A APPORTER AU DEPÖT D'ARCHIVES LES DOSSIERS EN PROVE-
NANCE DES SERVICES SYNONYME D'ARCHIVAGE (VOIR CE MÖT. EN PRINCIPE, UN VERSEMENT DEVRAIT
TOUJOURS ËTRE ACCOMPAGNE D'UN BORDEREAU DETAILE, ETABLI PAE LE SERVICE VERSANT. LA RECEPTION ET LA VERIFIQUATION DES VERSEMENTS CONSTITUENT UN DEVOIR ESSENTIEL POUR TOUT SERVICE
D'ARCHIVES.
A Bientôt et voire les prochains articles.
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